Polityka prywatności

1. Administrator danych i zakres Polityki

Administratorem Twoich danych osobowych jest KanapoSoft sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa, Polska. W sprawach związanych z ochroną danych możesz skontaktować się z nami pod adresem email [email protected] lub pisemnie na adres siedziby.

Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej, w tym wypełnianiem formularzy kontaktowych, zapisywaniem się na komunikację marketingową (jeżeli taka funkcja jest udostępniona w danym momencie), a także korzystaniem z narzędzi analitycznych i plików cookies. Polityka nie opisuje praktyk prywatności niezależnych stron trzecich, do których mogą prowadzić linki (np. materiały producentów tkanin).

2. Jakie dane zbieramy

Zakres danych zależy od sposobu kontaktu i funkcji strony, z których korzystasz. Poniżej przedstawiamy kategorie danych, które mogą być przetwarzane:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, nazwa firmy (jeżeli podasz).
Treść korespondencji: wiadomości przesłane w formularzu, w mailu lub w innych kanałach komunikacji, wraz z metadanymi (np. data i godzina).
Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia lub przeglądarki, typ urządzenia, system operacyjny, ustawienia językowe, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP.
Dane o korzystaniu z serwisu: odwiedzane podstrony, czas wizyty, kliknięcia, źródło wejścia (np. kampania), zdarzenia i interakcje z formularzami.
Dane z plików cookies i podobnych technologii: identyfikatory sesji, informacje o zgodach, preferencje oraz dane analityczne i marketingowe, jeśli wyrazisz zgodę.

Nie prosimy o podawanie danych wrażliwych w rozumieniu RODO (np. dane o zdrowiu). Jeżeli mimo to przekażesz takie informacje w treści wiadomości, będziemy je przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy, a w razie potrzeby poprosimy o doprecyzowanie w bezpiecznej formie.

3. Jak zbieramy dane

Dane zbieramy na kilka sposobów, w zależności od Twoich działań i ustawień przeglądarki:

Formularze na stronie: gdy wypełniasz formularz kontaktowy lub prosisz o demo, przekazujesz nam dane wpisane w polach oraz treść wiadomości.
Korespondencja: gdy piszesz do nas email lub dzwonisz, przetwarzamy dane kontaktowe oraz informacje niezbędne do prowadzenia rozmowy i udzielenia odpowiedzi.
Cookies i narzędzia analityczne: gdy odwiedzasz stronę, niektóre dane są zapisywane w cookies lub rejestrowane przez narzędzia pomiarowe, o ile wyrazisz zgodę na cookies analityczne lub marketingowe.
Logi serwera: jak większość serwisów internetowych, utrzymujemy logi techniczne służące bezpieczeństwu i diagnozowaniu błędów (np. adres IP, czas zapytania, kod odpowiedzi serwera).

Jeżeli trafiasz do nas z reklam (Google Ads lub Meta Ads), źródło wejścia może być widoczne w danych analitycznych jako parametr kampanii. Nie wykorzystujemy tych informacji do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.

4. Podstawy prawne przetwarzania (RODO art. 6)

Przetwarzamy dane na podstawie przepisów RODO. W zależności od celu i rodzaju danych, podstawą prawną może być:

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Dotyczy w szczególności cookies analitycznych i marketingowych oraz komunikacji marketingowej, jeśli wyrazisz zgodę. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Umowa lub działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Gdy prosisz o demo, ofertę lub wdrożenie, przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować propozycję współpracy, ustalić zakres funkcji konfiguratora sof i kanap oraz warunki świadczenia usługi.

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Dotyczy m.in. zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, prowadzenia statystyk w zakresie niezbędnym do utrzymania jakości, ustalenia i dochodzenia roszczeń, a także odpowiadania na zapytania przesłane poza formularzem, jeśli są związane z naszą działalnością. W każdym przypadku oceniamy równowagę interesów i minimalizujemy zakres danych.

5. Cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane w jasno określonych celach. Najczęstsze cele to:

Obsługa zapytań: odpowiedź na pytania o funkcje, cennik, integracje i sposób wdrożenia konfiguratora kanap.
Umówienie prezentacji: ustalenie terminu demo i przygotowanie materiałów dopasowanych do Twojej oferty (np. modele sof, warianty tkanin).
Realizacja usług: jeżeli zostaniesz klientem, przetwarzamy dane kontaktowe do komunikacji, wsparcia technicznego oraz rozliczeń w ramach współpracy.
Wsparcie i jakość: analiza zgłoszeń, diagnoza błędów, poprawa użyteczności serwisu i treści.
Marketing oparty o zgodę: pomiar skuteczności kampanii i personalizacja treści marketingowych, jeśli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe lub komunikację marketingową.
Bezpieczeństwo i zgodność: zapobieganie nadużyciom, ochrona przed atakami, prowadzenie logów oraz spełnianie obowiązków prawnych.

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na użytkownika. Jeśli używamy narzędzi marketingowych, ich działanie polega na pomiarze i dopasowaniu reklam, a nie na podejmowaniu decyzji w Twoim imieniu.

6. Okresy przechowywania (retencja)

Przechowujemy dane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celów przetwarzania. Stosujemy następujące orientacyjne okresy retencji:

Kategoria danych	Okres	Uzasadnienie
Zgłoszenia z formularza (kontakt, prośba o demo)	2 lata	Ciągłość korespondencji i możliwość powrotu do ustaleń.
Korespondencja email	do 2 lat od zakończenia sprawy	Obsługa zapytań i archiwizacja ustaleń.
Dane analityczne	14 miesięcy	Analiza ruchu i efektywności treści oraz kampanii.
Lista mailingowa (jeżeli włączona)	do wypisania + 30 dni	Realizacja zgody i obsługa żądania wypisu.
Logi bezpieczeństwa	do 6 miesięcy	Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i stabilność serwisu.

W razie sporu, roszczeń lub obowiązków prawnych możemy przechowywać dane dłużej, wyłącznie w zakresie niezbędnym do obrony lub dochodzenia roszczeń, zgodnie z przepisami prawa. Po upływie okresów retencji dane są usuwane lub anonimizowane.

7. Udostępnianie danych i podmioty przetwarzające

Nie sprzedajemy danych osobowych. Możemy natomiast korzystać z usług podmiotów przetwarzających, które wspierają nas technicznie. Udostępniamy dane wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia usług, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), oraz przy zachowaniu środków bezpieczeństwa.

Kategorie odbiorców danych mogą obejmować:

Dostawców hostingu i infrastruktury: utrzymanie serwisu, kopie zapasowe, bezpieczeństwo.
Dostawców poczty i narzędzi komunikacji: obsługa korespondencji i wsparcia.
Dostawców analityki: Google Analytics 4 (GA4) w zakresie analizy ruchu, o ile wyrazisz zgodę na cookies analityczne.
Dostawców narzędzi marketingowych: Meta Pixel w zakresie pomiaru i optymalizacji kampanii, o ile wyrazisz zgodę na cookies marketingowe.
Podmioty obsługujące płatności i księgowość: wyłącznie w relacji klient-dostawca usługi, jeśli dojdzie do współpracy.

W szczególnych przypadkach dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa (np. żądanie uprawnionego organu).

8. Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Zasadniczo przetwarzamy dane w EOG. Jednak część dostawców narzędzi (np. analitycznych lub marketingowych) może mieć siedzibę lub infrastrukturę poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli dochodzi do transferu danych poza EOG, dbamy o odpowiednią podstawę prawną takiego transferu, w szczególności poprzez:

decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (jeśli ma zastosowanie dla danego kraju), lub
standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (Standard Contractual Clauses, SCC), oraz
dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do ryzyka (np. ograniczenie zakresu danych, pseudonimizacja).

Szczegółowe informacje o transferach związanych z danym narzędziem możesz uzyskać, pisząc do nas na [email protected].

9. Twoje prawa na mocy RODO

Masz prawa wynikające z RODO. W zależności od podstawy prawnej i okoliczności, możesz skorzystać z:

Prawa dostępu do danych oraz uzyskania kopii.
Prawa sprostowania danych, jeżeli są nieprawidłowe lub nieaktualne.
Prawa usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), jeśli zachodzą przesłanki z art. 17 RODO.
Prawa ograniczenia przetwarzania w przypadkach opisanych w art. 18 RODO.
Prawa przenoszenia danych (art. 20 RODO) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
Prawa sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
Prawa do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami poprzez email [email protected]. Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość, ale wyłącznie w zakresie koniecznym do ochrony danych przed dostępem osób nieuprawnionych.

Masz także prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Cookies i podobne technologie

Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu prawidłowego działania, poprawy jakości oraz analityki. Cookies to niewielkie pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Część cookies jest niezbędna (techniczna), a część wymaga Twojej zgody (np. analityka i marketing).

Kategorie cookies

Niezbędne (strictly necessary)

Służą do podstawowego działania serwisu, m.in. do zapamiętania wyboru dotyczącego cookies oraz do bezpieczeństwa. Te pliki mogą być ustawiane bez zgody, ponieważ bez nich strona może działać nieprawidłowo.

Przykładowy czas: do 12 miesięcy lub do usunięcia przez użytkownika.

Analityczne (analytics)

Pomagają mierzyć ruch i zrozumieć, które treści są przydatne, np. ile osób odwiedza stronę o integracjach lub cenniku. Możemy wykorzystywać Google Analytics 4. Te cookies uruchamiamy po uzyskaniu zgody.

Czas: do 14 miesięcy (dane analityczne), zgodnie z ustawieniami retencji.

Marketingowe (marketing)

Umożliwiają pomiar i optymalizację kampanii reklamowych, w tym tworzenie grup odbiorców do remarketingu. Możemy wykorzystywać Meta Pixel. Te cookies uruchamiamy wyłącznie po uzyskaniu zgody.

Czas: zależny od dostawcy narzędzia oraz ustawień przeglądarki.

Preferencje (preferences)

Zapamiętują ustawienia, które poprawiają komfort korzystania z serwisu, np. preferencje wyświetlania. W tej chwili nie są kluczowe dla działania strony, ale mogą pojawić się w kolejnych wersjach serwisu.

Czas: zwykle do 12 miesięcy lub do usunięcia przez użytkownika.

Jak zarządzać cookies

Możesz zarządzać cookies na dwa sposoby: poprzez nasz baner zgód (akceptacja lub odrzucenie) oraz przez ustawienia przeglądarki, gdzie możesz usuwać cookies lub blokować je całkowicie. Pamiętaj, że zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować problemy z działaniem serwisu.

Jeśli chcesz zmienić decyzję podjętą w banerze, usuń dane witryny (cookies/localStorage) w przeglądarce, a następnie odśwież stronę. Wówczas baner pojawi się ponownie.

11. Prywatność dzieci

Serwis KanapoSoft nie jest kierowany do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych dzieci. Jeżeli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane osoby poniżej 16 lat bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego (gdy taka zgoda jest wymagana), podejmiemy działania w celu usunięcia tych danych. Jeśli uważasz, że doszło do takiej sytuacji, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

12. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować Politykę prywatności, gdy zmienią się przepisy, sposób działania serwisu, wykorzystywane narzędzia lub zakres usług. W przypadku istotnych zmian poinformujemy o nich poprzez komunikat na stronie lub, jeżeli to właściwe, poprzez email (np. do osób zapisanych na komunikację). Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji, chyba że wskażemy inny termin.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem /privacy/. Data ostatniej aktualizacji: January 15, 2026.

13. Kontakt, wypisanie i usunięcie danych

W sprawach związanych z danymi osobowymi, w tym w celu realizacji praw, wypisania z komunikacji marketingowej lub żądania usunięcia danych, możesz:

napisać do nas na [email protected],
napisać do nas na adres: KanapoSoft sp. z o.o., ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa,
skorzystać z formularza kontaktowego i wskazać, że sprawa dotyczy prywatności.

Jeżeli korzystasz z komunikacji email i chcesz zrezygnować z wiadomości marketingowych, w każdej takiej wiadomości powinien znajdować się link wypisu. Jeśli nie możesz go znaleźć, napisz do nas, a zrealizujemy prośbę. W przypadku wypisu przechowujemy minimalną informację o wypisaniu przez maksymalnie 30 dni, aby uniknąć ponownego dodania adresu przez pomyłkę.